AES, FinanzOnline & QR-Code:

Das A-Z der Registrierkassa

Wenn Sie ein Geschäft oder Lokal eröffnen, werden Sie schon bald eine Registrierkassa benötigen. Da kann es schon mal vorkommen, dass Sie auf Abkürzungen und Begriffe stoßen, die Sie an Ihrer Sprachkompetenz zweifeln lassen. Damit dies nicht passiert, haben wir hier ein kleines A bis Z der Registrierkassenbegriffe für Sie zusammengestellt. Hier können Neugründer schnell nachsehen, wenn sie etwas nicht verstehen. Jegliche Nummern sind Standardisierungscodes bzw. Verweise zu Gesetzen oder Verordnungen.

A, B, D, E, F, G, H, J, K, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, Z

A

AES-Schlüssel (AES-256): Verschlüsselungsverfahren nach dem Advanced Encryption Standard mit einer Schlüssellänge von 256 Bit.Die RKSV definiert die Verwendung von AES für die Verschlüsselung des Summenspeichers der Registrierkasse. Da der Summenspeicher der Registrierkasse Teil jedes erstellten Belegs ist, muss der Summenspeicher vor dem Anbringen am Beleg verschlüsselt werden, um die Vertraulichkeit des Summenspeichers zu gewährleisten. Ein Wechsel des AES- Schlüssels im laufenden Betrieb ist nicht gestattet.

B

Barcode: Standard „Code 128“, definiert in ISO/IEC 15417:2007 (der Strichcode)

Barumsatz: Umsätze, bei denen die Gegenleistung (Entgelt) durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, z.B. Barschecks, sowie vom Unternehmen ausgegebene und von ihm anstatt Geldes angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.

Belegnummer: Jeder von einer Registrierkasse erstellte Beleg muss über die Belegnummer des Barumsatzes eindeutig pro Kassen-ID und AES-Schlüssel unterscheidbar gemacht werden. Innerhalb des Unternehmens darf pro Kassen-ID und AES-Schlüssel niemals dieselbe Belegnummer doppelt vergeben werden.

Bondrucker: kompakter Drucker, speziell für den Druck von Kassenbons, Belege, Küchenbons etc. Voraussetzung: muss QR-Codes drucken können.

D

Datenerfassungsprotokoll (DEP): eine im Speicher der Registrierkasse oder in einem externen Speicher mitlaufende Ereignisprotokolldatei, die in Echtzeit jeweils mit Belegerstellung vollständig, fortlaufend chronologisch die Barumsätze mit Beleginhalten dokumentiert. Jede Registrierkasse besitzt genau ein DEP. Das heißt eine Registrierkasse ist über die Existenz eines eigenen DEP definiert. Dies unterscheidet zum Beispiel Registrierkassen von an eine Registrierkasse angeschlossenen Eingabestationen, die selbst keine DEP haben. Das Datenerfassungsprotokoll ist mindestens vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium (z.B. USB-Stick, externe Festplatte, gesicherter Server, etc.) unveränderbar zu sichern. Diese Sicherung ist gemäß § 132 BAO mindestens 7 Jahre aufzubewahren.

E

Eingabestation: Einrichtung zur Erfassung von Barumsätzen, die mit einer Registrierkasse insbesondere zur Signierung und Dokumentation der Barumsätze verbunden ist.
Elektronische Aufzeichnung: vollständige, fortlaufend chronologisch geordnete Dokumentation von Bargeschäften in elektronischer Form.

Elektronisches (kryptografisches) Siegel: Daten in elektronischer Form, die anderen Daten in elektronischer Form beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden, um deren Ursprung und Unversehrtheit sicherzustellen.

F

FinanzOnline: elektronisches Verfahren der Abgabenbehörde nach der FinanzOnline-Verordnung 2006, BGBl. II Nr. 97/2006, in der jeweils geltenden Fassung.

G

Geschlossenes Gesamtsystem: elektronisches Aufzeichnungssystem, in welchem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sind und das mit mehr als 30 Registrierkassen verbunden ist.

Global Location Number (GLN): von der Bundesanstalt Statistik Österreich unter der Bezeichnung „Sekundär ID“ vergebener Ordnungsbegriff.

H

Hardware-Sicherheitsmodul (HSM): Einheit, die zur Erstellung (qualifizierter) elektronischer Signaturen und Siegel verwendet wird und vor allem bei serverbasierten Lösungen zum Einsatz kommt.

J

Jahresbeleg: Am Jahresende ist ein Jahresbeleg zu erstellen. Der Monatsbeleg von Dezember ist auch gleichzeitig der Jahresbeleg.  Dieser Jahresbeleg muss ausgedruckt und mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, sowie bis zum 15. Februar des Folgejahres überprüft werden.

K

Kassen-ID = Kassenidentifikationsnummer: über FinanzOnline gemeldete Kennzahl einer Registrierkasse, das auch die Unterscheidung verschiedener Registrierkassen mit gleicher Signaturerstellungseinheit ermöglicht. Jeder Registrierkasse muss genau eine Kassen-ID zugeordnet werden.

M

Maschinenlesbarer Code: Eingangswert für OCR-, Barcode- oder QR-Code-Repräsentation

Monatszähler: Summenspeicher in der Registrierkassa, der die Zwischenstände des Umsatzzählers zum Monatsende festhält.

Monatsbeleg: Der Monatsbeleg des Dezembers ist der JAHRESBELEG. Dieser Beleg muss bis 15. Februar des folgenden Jahres mit der Belegcheck-App oder mittels Webservice geprüft werden. Am Ende eines jeden Monats ist ein Monatsbeleg zu erstellen. Dieser Beleg ist der letzte eines jeden Monats und muss daher entweder nach dem Ende der Öffnungszeiten oder spätestens am nächsten Öffnungstag (jedenfalls vor Beginn der Geschäftstätigkeit) erzeugt werden.

N

Nadeldrucker: besonders gut geeignet für feuchte und heiße Umgebungen, besonders geeignet für die Küche (auch Küchendrucker genannt); für Gastraum eher ungeeignet (Lautstärke!)

NFC: Near Field Communication, berührungslose Kommunikation im Nahbereich; Technik, die hauptsächlich in der kontaktlosen Bezahlung zum Einsatz kommt.

Nullbeleg: Der Null- und Monatsbeleg sind vom Aufbau her gleich: Sie enthalten als Belegsumme keinen Wert, im QR-Code jedoch den aktuellen Wert des Umsatzzählers. Ein Nullbeleg kann jederzeit und auch mehrfach erstellt werden ohne einen Fehler zu verursachen. Ein Nullbeleg meldet nur die ordnungsgemäße Funktion der Kassa.Ein Nullbeleg muß erstellt werden, wenn: a) die wieder ordnungsgemäße Funktion der Kassa (z.B. nach einem Internetausfall) und die Nacherfassung der Belege ohne Signatur gemeldet wird – siehe Ausfall Nacherfassung b) die wieder ordnungsgemäße Funktion der Kassa (z.B. nach Ausfall Signatureinheit) gemeldet wird – siehe Ausfall Nacherfassung c) bei einer Finanzamtskontrolle ein Nullbelegausdruck verlangt wird. Hinweis: Ein Nullbeleg kann zu jedem Zeitpunkt erstellt werden ohne Fehler zu erzeugen!

O

Object Identifier (OID): weltweit eindeutiger Bezeichner nach ISO/IEC 9834-1 und A 2642, der benutzt wird, um ein Informationsobjekt zu benennen. In dieser Verordnung wird der OID verwendet, um die Verwendung des Signatur- bzw. Siegelzertifikates auf den Zweck ‘Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber’ einzuschränken.

Optical Character Recognition (OCR): Standard OCR-A, definiert in ISO 1073-1:1976

Ordnungsbegriff des Unternehmers: ein der Abgabenbehörde bekannter Schlüssel zur Identifizierung des Unternehmers (Steuernummer, UID-Nummer, GLN).

P

POS-Box: Lokale Logikeinheit, um die Peripherie anzusprechen. Steuert z.B. Drucker Barcodescanner, Bondrucker, Kartenlesergeräte, etc.

Q

QR-Code: zweidimensionales Symbol nach Standard JIS X 0510/2004. Auf jedem Kassabon muss ein QR-Code aus der Registrierkasse gedruckt werden. Dies ist ein technisches Kernstück der Registrierkassensicherheitsverordnung, denn mit diesem können der verschlüsselte Umsatzzähler, der mitlaufende Umsatzwerte darstellt, und die digital signierten Belegdaten vom Finanzamt eingesehen und geprüft werden. Um diese Bargeldbewegungsdaten, die auf jedem Bon gedruckt werden, vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen, ist es notwendig, sie zu verschlüsseln.

qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit: konfigurierte Software oder Hardware, die zur Verarbeitung der Signaturerstellungsdaten verwendet wird und die bestimmten Sicherheitsanforderungen entspricht.

R

Registrierkasse/Registrierkassa (auch elektronische Registrierkasse): verallgemeinerte Form jedes elektronischen Datenverarbeitungssystems, das elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von einzelnen Barumsätzen erstellt, insbesondere elektronische Registrierkassen jeglicher Bauart, serverbasierte Aufzeichnungssysteme (auch zur Abwicklung von Online-Geschäften), Waagen mit Kassenfunktionen und Taxameter. Eine Registrierkasse kann mit Eingabestationen verbunden sein.
Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates: eine durch den VDA ausgegebene, im Zertifikat enthaltene, eindeutige Kennung des Zertifikates zum erleichterten Auffinden des Zertifikates im Verzeichnis des VDA.

S

Signaturerstellungseinheit: konfigurierte Software oder Hardware, die zur Verarbeitung der Signaturerstellungsdaten verwendet wird geissen Sicherheitsanforderungen entspricht. Die Signaturerstellungseinheit wird von der Registrierkasse verwendet, um Belege zu signieren.

Startbeleg: erster Beleg, der unter Verwendung einer Kassenidentifikationsnummer erstellt wird und die vollständige Vernetzung aller unter dieser Kassenidentifikationsnummer erzeugten und gespeicherten Belege sicherstellt.

Summenspeicher: Speicher in der Registrierkasse, die Zwischen- oder einen aktuellen Endstand aufsummierter Beträge wiedergeben. Wie das DEP ist auch der Summenspeicher eindeutig einer Registrierkasse zugeordnet. Das heißt, jede Registrierkasse verfügt über genau einen Summenspeicher.

T

Trust-List: nach den Verpflichtungen aus Artikel 2 der Entscheidung 2009/767/EG von allen Mitgliedstaaten zu führende Liste der VDAs für qualifizierte Zertifikate.

Thermodrucker: Bondrucker ohne Tinte oder Toner, setzt spezielles Thermopapier voraus. zB. im mPOP von Star.

U

Umsatzzähler: Summenspeicher in der Registrierkasse, der die Barumsätze der Registrierkasse laufend aufsummiert.

UID-Nummer: Die Umsatzsteueridentifikationsnummer ist eine spezielle Registrierungsnummer, die der Identifikation gegenüber anderen Unternehmen dient und die Unternehmern im Zuge der Vergabe der Steuernummer vom zuständigen Finanzamt zugeteilt wird.

V

Validierungsdaten: Daten wie Codes oder öffentliche Signaturschlüssel, die zur Überprüfung einer elektronischen Signatur verwendet werden.

Vertrauensdiensteanbieter (VDA): ist eine natürliche oder juristische Person, die einen oder mehrere Vertrauensdienste als qualifizierter oder nichtqualifizierter Vertrauensdienstanbieter erbringt.

Verifikation: Überprüfung signierter Daten auf Integrität und Authentizität, dass die Daten nach der Signaturerstellung von der korrekten Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit signiert und nicht verändert wurden.

Z

Zahlungsbeleg (Beleg): Bestätigung mit bestimmten formalen Inhalten, die in Papierform oder in elektronischer Form den wesentlichen Inhalt des Rechtsgeschäftes zwischen den Geschäftspartnern dokumentiert und bei Bezahlung übergeben bzw. elektronisch übermittelt wird.

Zertifikat für elektronische Siegel: elektronische Bescheinigung, die elektronische Siegelvalidierungsdaten mit einer juristischen Person verknüpft und den Namen dieser Person bestätigt.

Zertifikat für elektronische Signaturen: elektronische Bescheinigung, die elektronische Signaturvalidierungsdaten mit einer natürlichen Person verknüpft und die mindestens den Namen oder das Pseudonym dieser Person bestätigt.

bridgify entwickelt maßgeschneiderte Kassenlösungen für Gastronomie, Handel und den Dienstleistungssektor. Wir beschäftigen uns täglich mit allen Fragen rund um RKSV, Kassensoftware und Installationen. Mithilfe dieses Überblicks sollte der Einstieg ins Leben mit einer Registrierkassa einfacher und verständlicher werden. Wenn Sie noch Fragen zu Begriffen oder Registrierkassen allgemein haben, kontaktieren Sie uns einfach!

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